Để các sự kiện như một lễ trao giải thưởng, ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, dạ tiệc, tất niên…diễn ra thành công, cần phải có bàn tay của những người làm nghề tổ chức sự kiện, một nghề “đi sớm về muộn”, nhiều áp lực nhưng rất thú vị.
Nhiều năm trở lại đây, việc quảng bá thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các sự kiện được áp dụng một cách triệt để bởi đây là một công cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị mà ai cũng muốn dùng. Việc chuẩn bị và tổ chức một sự kiện cần rất nhiều thời gian cũng như chuyên môn lẫn nhân sự. Do vậy, công ty tổ chức sự kiện được hình thành rất nhiều và ngày càng phát triển tại Việt Nam; tổ chức sự kiện trở thành một trong những nghề được nhiều người lựa chọn nhất.
Nghề của sự chu đáo và ý tưởng:
Trên thực tế,
tổ chức sự kiện rất đa dạng, từ một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, đám cưới, ra mắt sản phẩm hay một cuộc đi bộ gây quỹ giúp đỡ người nghèo, lễ hội văn hóa, thể thao…Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói (package service) và người tổ chức sự kiện phải lo tất cả từ khâu xin giấy phép cho tới tổ chức, tiếp đón và dọn dẹp. Tổ chức sự kiện là nghề “đi sớm về muộn”. Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại để thu gom tất cả những phế phẩm để trả lại “hiện trường” sạch đẹp. Muốn theo nghề tổ chức sự kiện, bạn phải là người có nhiều ý tưởng, sức khỏe dẻo dai, chịu khó làm tất cả mọi việc, chịu được áp lực để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Làm nghề này, chỉ có thể nói “được”, tuyệt đối không nói “không” với khách hàng”.
Dù áp lực công việc rất cao nhưng đây lại là nghề mang đến nhiều cảm xúc cho mình nhất: lo lắng, hồi hộp, khẩn trương, mệt mỏi, hạnh phúc. Ngoài ra, muốn có thể trụ lâu và trở thành trưởng nhóm hoặc giám đốc sự kiện, bạn phải học hỏi không ngừng, từ việc đọc sách báo, xem các ấn phẩm văn hóa cho đến quan sát, phân tích, phương pháp làm việc khoa học, quản lý nhân sự lẫn tài chính… Mỗi khách hàng, mỗi dự án có một thách thức riêng khiến mình cảm thấy không bị nhàm chán. Vì thế, tổ chức sự kiện là nghề đang được giới trẻ săn đón.
Với nghề tổ chức sự kiện, ý tưởng là quan trọng nhất. Từ ý tưởng, phát triển thành kịch bản, kế hoạch thực hiện. Nếu kịch bản lệch lạc hoặc không rõ ràng thì mọi kế hoạch cũng sẽ lệch lạc và tạo ra một sự kiện không rõ mục đích, thậm chí không thể đánh giá được. Người quan trọng nhất trong một sự kiện là giám đốc sự kiện. Đây phải là một người cực kỳ chi tiết, chu đáo. Mức độ chi tiết của sự kiện trong đầu của giám đốc sự kiện sẽ thể hiện qua các khâu: từ đầu khi tự mình hình thành ý tưởng (đã chi tiết chưa, chi tiết đến mức nào), khi thiết kế sự kiện cùng trợ lý và các nhà cung cấp, các nhà tài trợ, các bên liên quan (người nào biết việc người đó hay cùng nắm toàn bộ sự kiện), cần yêu cầu những ai nắm rõ trong đầu toàn cảnh sự kiện khi mà nó chưa diễn ra (ngoài mình ra). Tóm lại, bạn cần thực hiện bảng phân công công việc, kịch bản chi tiết tới mức một nhân viên không biết gì về sự kiện cũng hiểu mình phải làm gì, khi nào phải hoàn thành công việc.
Nền tảng để tổ chức một sự kiện tốt, giám đốc sự kiện phải có các kỹ năng: lãnh đạo và điều phối nhóm, quản lý thời gian, nói chuyện trước công chúng, xây dựng cuộc họp hiệu quả, thương lượng và thuyết phục, trình bày một dự án – kế hoạch, chịu đựng và vượt qua sức ép công việc. Ngoài ra, kỹ năng khích lệ tinh thần của nhân viên rất quan trọng, đừng hà tiện lời khen, một đóng góp nhỏ cũng cần được tuyên dương. Nguyên tắc bất di bất dịch là không bao giờ để ác cảm cá nhân xen vào công việc chuyên môn
Nếu bạn yêu thích nghề tổ chức sự kiện...
Thì bạn có thể bắt tay vào thực hiện giấc mơ của mình dù đang là một kiến trúc sư giỏi hay một giáo viên, bạn vẫn có thể tự làm quen với nghề này song song với công việc hiện tại. Một người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, đưa ra những lời khuyên sau:
Trước hết, bạn hãy làm quen với nghề tổ chức sự kiện bằng việc quan sát những sự kiện xảy ra hàng ngày: lễ ra mắt một bộ phim, chương trình ca nhạc, lễ trao giải, trận bóng đá, buổi quyên góp từ thiện, hay một chương trình game show trên tivi…Quan sát không đơn giản chỉ là “nhìn” mà còn phải ghi nhận từng chi tiết nhỏ, phân tích vì sao một chi tiết nhỏ như vậy lại có mặt ở đây; nó có tác dụng gì, đóng góp gì cho chi tiết chính? Và vì khi tổ chức một sự kiện bạn phải quan tâm đến tất cả những khía cạnh đó. Ví dụ: bạn đến dự một cuộc triển lãm, hãy xem, tấm vé vào cửa có giá bao nhiêu? Logo nhà tài trợ nào in trên vé? Cách đánh mã số vé, chất liệu tấm vé, thậm chí cả những dòng chữ rất nhỏ như: “vé chỉ có giá trị trong ngày” hay “cấm trẻ em dưới 18 tuổi”. Hãy tập chú ý từng chi tiết nhỏ, nó sẽ giúp bạn nâng cao khả năng bao quát một sự kiện.
Sau đó, nếu bạn muốn tham gia ngay khi có thể thì hãy trở thành tình nguyện viên cho các công ty tổ chức sự kiện. Cống hiến sự nhiệt tình của mình, bạn sẽ học được rất nhiều. Bên cạnh kinh nghiệm thực hành, nếu được, bạn nên đăng ký các chương trình học nếu muốn theo đuổi nghề này.
